欠席について考える（後編）

昨日前編を書き込みましたが、私の描いていた範囲を超える
反響が手元にたくさん届きました。
圧倒的に私の考えに共感して頂き、非常に嬉しい限りです。

さて後編の最初は

何もキャンセルは交流会だけではないです。
私は飲み会も時々幹事をやるのですが、
これも当日キャンセルなど酷い人が目立つのです。

昨年の６月にKOK参加者だけでmixi上に飲み会を企画しました。
このときの企画は「過去にKOKの交流会に参加した事のある方限定」
と書いていたのですが、ある当会参加未経験の女性が
「私、交流会に参加した事がないのですが、参加させて欲しい」
と書き込んできて「ルールはルールとして貫きます」と書いたのですが
「関西にいる日が年内はこの数日しかない・・・」と書き
事情をダラダラ書いていたので、特別と言う条件でOKしました。
それが開催の前日のお話です。

ところが開始１時間前になってキャンセルの連絡が入り
内容を見てみると「現在いるところから会場まで２時間かかる事がわかり
とてもいけそうにないです」と書いてきてぶち切れました。
後から考えてみたら、これは「イタズラ」と解釈せざるを得ないです。

また私がmixi上で運営するコミュ「昭和40年生まれの関西人」においても
当日になってキャンセルをする人は過去にもいましたが
まだうちは軽いほうで、酷いコミュになると、
あるオフ会で何の連絡もなくキャンセルをし、その後も連絡なし。
そして第２回目の企画の時に突然書き込みが入り
キャンセル理由を人のせいにし、幹事を責める書き込みがあり
「こいつホンマに大人か？」と思った事もありました。

参加申込をした以上は、開催当日まで参加表明した以上は責任を持って
欲しいです。特に個人的な飲み会の場合は、幹事は手配から
段取りや連絡までとにかく大変です。自分が幹事になった気持ちで
飲み会に参加して欲しいと思って欲しいです。そういう気持ちになると
例えば、キャンセル連絡もタイミングというモノがあります。

当日の朝ならまだ許せます。これが開催１時間前になって
「体調不良のため欠席させて欲しい」と言う連絡が入ると
幹事はどうしようもないです。特にコース料理を手配していれば
大抵の場合は幹事が負担する形になるのです。わかりますか？
これが多いのは女性です。私も先日の飲み会でありました。

当日になって体調不良のため出れそうになければ
朝の間に連絡すれば、まだ何とかなります。
参加者も欠席を表明する場合は、相手の事も考えて欲しいです。

但し会場に向う途中のアクシデントやケガは当方も何とかしています。
怪我もしていないのに、それを口述に欠席すると言う方もいたので
あまり公表はしていないです。

これだけやっての教訓は、今後、当日キャンセルの場合は
参加費100％のキャンセル料を徴収するほうがいいなあと思います。



話を交流会に戻します。

キックオフ関西では、連絡なしキャンセルを撲滅させる目的や
予定をお忘れでないでしょうか？という意味で
交流会開催前々日くらいに最終確認メールを送ります。
このメールを送った次の日に決まって多い事があります。
それはキャンセル連絡です。

なぜか知らないが最終確認が届かなければキャンセル連絡を
書けないのか？といつも感じてしまいます。
と言う事は、もしも最終確認を送らなければ、そのままドタキャン・・・
と言う可能性も考えられますよね。最終確認メールは別の意味で
重要性を持つ連絡メールになっています。

もちろん、最終確認を送る前にキャンセル連絡を頂く人も多いです。
そういう人は開催案内を最初から最後まで読んで頂いている方と思います。

主催者からの本音で言えば、最終確認メール送信後のキャンセル連絡は
あまりいい気はしません。特に前日のキャンセル理由で多い内容は
「交流会開催日に予定が入ってしまったので」と書いてくる人が大半で
次に多いのが「数日前から体調不良」です。

数日前から体調不良は前日までの様子を見ての判断なので
私としては十分理解でき、そして納得もできます。
ただ前者の「予定が入ってしまった」と言うのは必ずしも予定が入るのは前日とは限らないです。
それらの内容でキャンセル連絡を送る送信時間を見てみると次の日の朝イチが多いです。
何日か前に予定変更と言う可能性が多いのではと思います。

キャンセルの連絡の送り先は最終確認メールだけにしか書いていないわけではないです。
ちゃんと開催案内にもキャンセルの場合の送り先は書いております。
これについては、まあいろいろあるので後日改めて書き込みます。

最後にまとめ。

交流会に限らず、いろいろなところに参加する場合はその場所に参加する上においての
ルールがあります。それと同じように欠席をする場合にもルールがあります。
地震や火災の際に避難経路や非常ベルの位置など万が一の場合の事を想定するように
イベントに参加する際にも、欠席する場合や遅刻する場合は、どのように連絡すべきか
必ず頭にインプットすべき事です。参加表明をした以上は、自己責任を持って
相手に迷惑をかけないように自己管理をすべき。これは社会人としての常識です。

スケジュール・体調・会場までの場所などなども自分でコントロールする。
そういった当たり前の事ができない人が最近目立ちます。
（うちのスタッフにも集合５分前になって「会場を間違えた！」と言うのもいます）
その１つのミスが他人に迷惑をかけることになるので、最低限の自己管理は必須です。

私が常々言っている言葉

「参加者である前に社会人であって欲しい」

「ドタキャンは社会人としての辱」

追伸：一昨日の名刺交換会でドタキャンが２名いたと書きましたが
未だにキャンセル連絡が届きません。呆れています。